Chuẩn bị gì trước khi thiết kế thiệp mời sự kiện?

Thiệp mời sự kiện là một phần nhỏ nhưng khá quan trọng trong mọi sự kiện từ cưới hỏi, khai trương, sinh nhật, tất niên. Để đảm bảo cho lời mời này thật trang trọng, chu đáo, dưới đây Youthvietnam sẽ giới thiệu các bước cụ thể để chuẩn bị cho việc thiết kế thiệp mời sự kiện.

1. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Chắc chắn rồi, trước khi lên kế hoạch mời tham gia sự kiện, ban tổ chức cần thống nhất về sự kiện bao gồm:

• Tên sự kiện
• Thời gian & địa điểm tổ chức
• Số lượng khách mời
• Hình thức tổ chức sự kiện
• Thông tin cá nhân/đơn vị tổ chức

>> XEM THÊM: thiết kế standee

2. Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời cần được lên sớm để dự trù phát sinh thêm hoặc không may bỏ sót ai. Ngoài ra việc lên danh sách sẽ giúp cho ban tổ chức có căn cứ để tính toán các khâu tổ chức chu đáo nhất.

Việc lên danh sách khách tham dự còn giúp cho việc đặt in thiệp mời sự kiện sớm và tránh phát sinh.

Chưa kể, một số sự kiện còn đòi hỏi thiết kế thiệp mời sự kiện riêng cho khách Vip, khách quan trọng. Lên danh sách sẽ giúp ban tổ chức chú ý đến loại thiệp mời đặc biệt này.

3. Chuẩn bị nội dung thiệp mời sự kiện

Nội dung thiệp mời tham dự sự kiện cơ bản sẽ xuất hiện trên thiệp mời như sau:

• Họ và tên khách mời
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Thời gian: bắt đầu và kết thúc
• Hình thức tổ chức
• Yêu cầu khác: về trang phục, bài phát biểu,…
• Thông tin đơn vị/cá nhân tổ chức sự kiện: số điện thoại, website, email
• Lời cảm ơn khách mời đến dự

>> XEM THÊM: thiết kế bao lì xì

4. Thiết kế thiệp mời tham dự sự kiện

4.1. Xác định phong cách thiết kế thiệp mời sự kiện

Dù là sự kiện cá nhân hay sự kiện của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn phong cách thiết kế:

• Đó có thể là phong cách rực rỡ, hoa văn độc đáo
• Đó cũng có thể là phong cách tối gian, ít họa tiết

Tóm lại, phong cách thiệp cần phù hợp với quy mô sự kiện, đặc điểm nhận diện của doanh nghiệp.

4.2. Font chữ và màu sắc

Màu sắc thiệp mời sự kiện phụ thuộc vào: tính chất của sự kiện, sở thích của chủ nhân và nhận diện thương hiệu (nếu là sự kiện doanh nghiệp).

Font chữ cũng theo ngành nghề hoặc tính chất sự kiện. Ví dụ, sự kiện cưới hỏi, font chữ cần mềm mại, uyển chuyển. Sự kiện khai trương ngành nghề cần sự nghiêm túc sẽ chọn font chữ đậm, thẳng đứng, ngành nghề làm đẹp sẽ chọn font chữ mềm mại, nữ tính.

>> XEM THÊM: logo shop quần áo nữ

4.3. Tìm đơn vị thiết kế thiệp mời sự kiện

Rubee là đơn vị thiết kế thương hiệu đã có mặt trên thị trường hơn 10 năm kinh nghiệm. Các sản phẩm thiết kế tại Rubee thiên về sáng tạo, ấn tượng, chuyên nghiệp. Chi tiết bạn có thể tham khảo:

CÔNG TY CỔ PHẦN RUBEE VIỆT NAM

Website: www.rubee.com.vn

Email: contact@rubee.com.vn

Hotline: 090 222 8998 – 0936 438 238

>> XEM THÊM: thiết kế thư cảm ơn

5. Đặt in thiệp mời sự kiện

Việc đặt in thiệp mời sự kiện, bạn cần chuẩn bị 3 yếu tố:

Số lượng in: cân nhắc số lượng khách mời cần gặp trực tiếp, cần gửi thiệp để xem xét số lượng in. Nên in dư ra vài chục cái để tránh trường hợp viết nhầm, thiếu sót trong quá trình ghi thiệp.

Giấy in: Tùy theo ngân sách sự kiện mà bạn chọn giấy in sao cho phù hợp. Với sự kiện nhỏ, ngân sách ít có thể sử dụng giấy Couche. Ngược lại, sự kiện lớn, quy mô, khách mời cao cấp, bạn nên lựa chọn giấy mỹ thuật cao cấp để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp. Ngoài chọn giấy, bạn có thể chọn thêm các hình thức gia công để chiếc thiệp thêm ấn tượng như: in uv, ép kim, in nhũ vi tính,…

Giá in: Để có được giá in tốt, bạn cần in số lượng lớn. Tuy nhiên, hãy tham khảo báo giá của một vài nhà in trước khi quyết định in.

>> XEM THÊM: logo áo lớp

6. Lên kế hoạch gửi thiệp mời sự kiện

6.1. Phân loại khách mời

Danh sách khách mời đã có, nhưng việc quan trọng hơn cả là phân loại tầm quan trọng của mỗi vị khách, hay còn gọi là khách VIP và khách bình thường. Không phải là sự phân biệt về khách mời mà cần có sự phân loại sao cho có cách thức mời phù hợp.

Ví dụ: đối với khách mời quan trọng, cần thiết, có chức vụ cao, người mời cần tới trực tiếp, vừa đưa thiệp mời sự kiện vừa có lời lẽ mời trang trọng. Đối với khách mời đại trà, hình thức mời có thể dễ dãi hơn như gọi điện và gửi thiệp. Đối với việc mời tổ chức, đơn vị, ngoài việc đến trực tiếp, bạn cũng có thể gửi kèm email chuyên nghiệp. Tránh tuyệt đối việc nhắn tin để tránh trường hợp số điện thoại của người được mời không còn sử dụng, hay nick facebook, zalo họ không còn dùng nữa.

>> XEM THÊM: logo doanh nghiệp

6.2. Phân loại cách thức mời

Như đã phân tích ở trên, sau khi phân loại khách mời, bạn cần liệt kê danh sách những khách mời cần mời trực tiếp, những tổ chức nào cần mời email, những ai có thể gọi điện thoại để mời.

6.3. Phân bổ người mời

Nếu sự kiện cá nhân như lễ cưới hỏi, khai trương cửa hàng, danh sách khách mời không quá nhiều, bạn hoàn toàn tự mình mời.

Ngược lại, nếu những sự kiện lớn hơn như tiệc tất niên, khai trương chi nhánh, .. quy mô hàng trăm, nghìn người, bạn cần phải phân chia người mời. Lúc này, danh sách khách mời cần được làm rõ ràng và phân bổ người nào vào việc đó, tránh trường hợp ôm đồm quá nhiều dẫn đến thiếu sót.

>> XEM THÊM: thiết kế nhãn dán

7. Mẫu thiệp mời tham dự sự kiện

Tóm lại, mặc dù thiệp mời sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ khâu chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra những lại vô cùng quan trong để gây thiện cảm với khách mời. Dù sự kiện nhỏ hay to, quy mô vừa hay hoành tráng, thiệp mời sự kiện luôn cần được đầu tư một cách trang trọng nhất để khách mời cảm thấy được tôn trọng.

>> XEM THÊM: logo áo bóng đá