Mẫu thư mời họp, giấy mời họp, cách viết thư mời tham dự cuộc họp công ty

Mẫu thư mời họp, giấy mời họp đối với công ty dường như không thể thiếu trong suốt cả năm hoạt động. Tuy chỉ là một loại thư thông dụng nhưng nếu không khéo léo sẽ khiến cho giấy mời không chuyên nghiệp. Cùng Youthvietnam tìm hiểu về thư mời họp, cách viết thư và những mẫu thư mời họp mà công ty có thể áp dụng ngay.

1. Thư mời họp là gì?

Thư mời họp hay còn gọi đơn giản hơn là giấy mời họp có tác dụng mời/thông báo ai đó đến tham dự buổi họp/sự kiện của công ty.

Thư mời họp là hình thức thông báo một cách lịch sự thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với người được mời.

Tại các doanh nghiệp, việc gửi thư mời tới ai được xem như bắt buộc người đó phải tham dự cuộc họp. Bởi người được mời chính là một trong số những nhân tố quan trọng trong buổi họp.

Giấy mời họp thường được soạn thảo bởi bộ phận hành chính – nhân sự hoặc có thể là mẫu có sẵn đã được duyệt. Loại văn bản này dường như phổ biến, sử dụng rộng rãi tại các đơn vị, doanh nghiệp và được sử dụng thường xuyên.

Thư mời họp cần đảm bảo sự nghiêm túc, chuyên nghiệp từ thời gian, địa điểm và nội dung chính của buổi họp để người được mời sẽ nắm bắt được tổng quan cuộc họp và có sự chuẩn bị chu đáo.

Có thể hữu ích cho bạn: mẫu phiếu xuất kho

2. Khi nào cần sử dụng mẫu thư mời họp?

Thư mời họp trên thực tế được sử dụng rất nhiều trong doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp khác nhau, với mục đích khác nhau.

Có thể là thư mời họp cán bộ cấp cao trong công ty, họp đại hội, họp hội nghị. Tuy có nhiều mục đích sử dụng khác nhau nhưng mẫu thư mời họp dưới đây là cơ bản nhất, chung nhất và dường như bạn có thể sử dụng linh hoạt trong nhiều mục đích mời họp khác nhau.

3. Nội dung chính của thư mời họp

Nội dung không thể thiếu trong mỗi mẫu thư mời họp như sau: Tên cơ quan (góc trái), tiêu đề giấy mời IN HOA, Kính gửi (họ tên người được mời), Nội dung/mục đích/lý do cuộc họp, Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp và chữ ký của đại diện cuộc họp.

Trong đó, một số thông tin chính cần chú ý:

• Người được mời

Ghi rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay người được mời. Nếu là mời cá nhân thì cần ghi rõ đầy đủ cả họ tên, chức vụ của người được mời.

Ví dụ: Ông Trần Văn A, chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh

• Nội dung chính của cuộc họp

Nội dung của buổi họp được xem là vấn đề quan trọng nhất của thư mời. Khi nắm bắt được nội dung chính của buổi họp, người được mời sẽ biết mình cần chuẩn bị tài liệu gì, hồ sơ gì, báo cáo gì trong buổi họp. Mặc dù quan trọng, nhưng nội dung cần được tóm tắt đủ để bao quát cả cuộc họp. Nội dung dài, lan man là không cần thiết, thậm chí gây khó hiểu cho người được mời.

• Thời gian & địa điểm

Thời gian & địa điểm họp là vấn đề không thể thiếu của buổi họp. Khi tổ chức ra buổi họp, những người tổ chức đã có kế hoạch, tính toán cho thời gian và địa điểm hợp lý. Thậm chí, nếu số lượng họp đông, ban tổ chức còn cần thuê phòng họp. Sau đó, giấy mời họp sẽ bao gồm cụ thể thời gian và địa điểm họp.

Tải ngay nếu bạn thấy hữu ích: mẫu phiếu giao hàng

4. Lưu ý khi viết giấy mời họp

• Lên kế hoạch buổi họp gồm những thành phần nào, đối tượng là ai. Để từ đó, khi viết giấy mời sẽ sử dụng những lời mời sang trọng, phù hợp với từng người.
• Lời mời cần ngắn gọn, tránh lan man, dài dòng, đảm bảo đầy đủ nội dung một cách tổng quát nhất.
• Các thông tin của người được mời cần đảm bảo đầy đủ, chính xác
• Thời gian, địa điểm họp rõ ràng, cụ thể
• Lời đề nghi nếu có cũng cần ngắn ngọn, cụ thể. Ví dụ: chuẩn bị trang phục, văn nghệ hay bài phát biểu,..
• Ở cuối mẫu giấy mời họp cần có chữ ký của người đại diện
• Tuyệt đối không được gạch xóa, làm vấy bẩn vào thư mời họp
• Mẫu thư mời họp cần sáng sủa, không gạch xóa, không viết đè lên để thể hiện sự tôn trọng người được mời cũng như sự chuyên nghiệp.

5. Mẫu thư mời họp

Mẫu thư mời họp cơ bản dưới đây giúp bạn sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, mục đích mời họp khác nhau. Bởi nó cung cấp những thông tin cần thiết, bắt buộc phải có trong mỗi mẫu thư mời họp. Các form khác nhau chỉ thay đổi một chút về hình thức giúp bạn dễ dàng chọn được mẫu thư phù hợp với doanh nghiệp mình.

Mẫu thư mời họp form 1

Mẫu thư mời họp form 2

Mẫu thư mời họp form 3

Xem thêm: phiếu bảo hành

Như vậy, chúng ta đã vừa tìm hiểu về mẫu thư mời họp là gì, nội dung thư mời và những lưu ý khi viết thư mời. Hy vọng, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích cũng như mẫu thư mời họp để áp dụng cho các cuộc họp tại doanh nghiệp mình.

Ngoài ra, nếu có nhu cầu thiết kế các ấn phẩm văn phòng liên quan đến nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp có thể liên hệ công ty thiết kế thương hiệu Rubee để được tư vấn chi tiết.

CÔNG TY CỔ PHẦN RUBEE VIỆT NAM

Website: www.rubee.com.vn

Email: contact@rubee.com.vn

Hotline: 090 222 8998 – 0936 438 238