Mẫu phiếu chi là gì? Hướng dẫn cách ghi phiếu chi đầy đủ nhất

Mẫu phiếu chi là một trong những văn bản cần thiết trong việc quản lý hoạt động tài chính của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Mẫu phiếu chi có nhiều ý nghĩa to lớn giúp tài chính được minh bạch, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát khi có vấn đề thất thoát tài chính. Cùng Youthvietnam tìm hiểu về loại phiếu này và những mẫu phiếu chi phổ biến trong các doanh nghiệp.

1. Mẫu phiếu chi là gì?

Phiếu chi được hiểu cơ bản là một chứng từ với mục đích quản lý tài chính, các chi phí hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp bất kỳ. Các tổ chức lập ra phiếu chi để ghi nhận hay phê duyệt một khoản chi phí nào đó (chi tiền mặt) để chi tiêu cho những hoạt động hàng ngày, hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.

Ví dụ: một nhân viên đi công tác tại nước ngoài để thực hiện một nhiệm vụ từ doanh nghiệp. Người đó sẽ cần xin duyệt chi khoản công tác phí gồm tiền ăn, tiền đi lại, tiền thuê nhà nghỉ,…. Lúc này bộ phận kế toán sẽ lập một tờ phiếu chi nhằm cung cấp một khoản kinh phí tạm thời cho người nhân viên này. Phiếu chi này để chi khoản tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác.

Tham khảo mẫu đề nghị chi:

CÔNG TY CỔ PHẦN ….

Số:…./20…/ĐN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

….., ngày….. tháng …. năm 20 …

GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI

Kính gửi: Ban lãnh đạo Công ty cổ phần ….

Bộ phận Kế toán – Tài chính Công ty cổ phần ….

– Tôi tên là: …………………………………………………………….

– Công tác tại bộ phận: …………………………………………….

– Đề nghị chi số tiền: ……………………………………………….

(Viết bằng chữ:……………………………………………… )

– Lý do chi: …………………………………………………………….

……………………………………………………………………………..

Giám đốc công ty

P. Kế toán

Phụ trách bộ phận

Người đề nghị

Lưu ý:

• Mẫu đề nghị chi này hoàn toàn có thể thực hiện trực tuyến hoặc văn bản tùy theo cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
• Mẫu phiếu đề nghị chi còn có thể sử dụng với tên gọi khác như: giấy đề nghị chi, phiếu đề nghị chi, giấy đề nghị tạm ứng.

>> XEM THÊM: công ty in ấn

2. Tác dụng của mẫu phiếu chi là gì?

Mẫu phiếu chi có ý nghĩa rất lớn trong doanh nghiệp. Ở hầu hết hết các tổ chức, doanh nghiệp, mẫu phiếu chi không thể thiếu. Vai trò của phiếu chi nhằm giúp doanh nghiệp:

• Có sự minh bạch về tài chính
• Kiểm soát được nguồn tiền
• Hạch toán chi phí hợp lý cho doanh nghiệp

Mẫu phiếu chi giúp quản lý và vận hành doanh nghiệp về mặt tài chính. Khi cần xem xét các vấn đề về thất thoát tài chính, mẫu phiếu chi sẽ chính là tài liệu, chứng từ đề xem xét trách nhiệm. Từ đó giúp bộ phận tài chính kiểm soát tốt hoạt động tài chính, giúp minh bạch tài chính cho doanh nghiệp.

>> XEM THÊM: thiết kế lịch độc quyền

3. Hướng dẫn cách viết phiếu chi

Cách ghi phiếu chi khá đơn giản, không quá phức tạp, người lập phiếu chi chỉ cần đọc kỹ và điền chính xác những mục nội dung trong tờ phiếu. Để đảm bảo mẫu phiếu chi có giá trị pháp lý, có tính xác thực, ngay sau khi lập phiếu cần đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp và giao cho người nhận.

• Góc bên trái của phiếu chi: ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ
• Thời gian lập phiếu chi: ghi rõ số phiếu, ngày, tháng, năm
• Đóng quyển phiếu chi, mỗi quyển phải ghi số quyển, số từng phiếu chi
• Mục “họ tên người nhận tiền”: ghi rõ họ tên
• Mục “địa chỉ”: ghi rõ địa chỉ người nhận tiền, đơn vị công tác của người nhận
• Mục “lý do nộp”: ghi rõ nội dung chi: chi tạm ứng công tác, chi mua văn phòng phẩm,…
• Mục “số tiền”: ghi rõ cả bằng số và bằng chữ
• Mục “Kèm theo”: ghi rõ số chứng từ gốc kèm theo
• Người nhận tiền ghi rõ số tiền đã nhận, ký và ghi rõ họ tên
• Mẫu phiếu chi gồm 03 liên trong đó: liên 01 lưu ở nơi lập phiếu, liên 02 thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán lưu sổ kế toán, liên 03 đưa cho người nhận tiền.
• Trường hợp mẫu phiếu chi gồm 02 liên: 01 liên người nhận tiền giữ, 01 liên còn lại doanh nghiệp giữ.

Lưu ý:

• Trường hợp chi ngoại tệ, thông tin về tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ cần ghi rõ để tính ra tổng số tiền VNĐ.
• Phiếu chi nên được doanh nghiệp đóng dấu và giao cho người nhận tiền.
• Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo thông tư 200 có thể áp dụng đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa.
• Trên từng liên, nên là chữ ký tươi, không nên dùng giấy than (theo quy định tại điều 19, luật kế toán năm 2015). Chữ ký phải là do người có thẩm quyền duyệt chi hoặc người có ủy quyền ký.
• Có thể sử dụng mẫu phiếu chi theo quyển bán in sẵn.

>> XEM THÊM: giấy ghi chú

4. Mẫu phiếu chi

Mẫu phiếu chi theo thông tư 134 do Bộ Tài chính ban hành

Mẫu phiếu chi theo thông tư 200

Như vậy, mẫu phiếu chi về cơ bản khá quan trọng trong doanh nghiệp. Và để đảm bảo tính chính xác, tính minh bạch, tính pháp lý, việc ghi phiếu chi hay những lưu ý khi ghi phiếu chi cần được chú trọng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức sử dụng và vận hành các mẫu phiếu chứng từ riêng để đảm bảo việc quản lý được dễ dàng và có hệ thống.

>> XEM THÊM: túi xách giấy giá rẻ