Hóa đơn là gì? In hóa đơn và các thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu, lần hai

In hóa đơn là một trong những vấn đề bắt buộc để các doanh nghiệp có thể trao đổi, mua bán sản phẩm/dịch vụ. Vậy hóa đơn là gì, gồm những loại nào, các thủ tục đặt in hóa đơn ra sao, cùng Youthvietnam tìm hiểu qua những chia sẻ sau.

1. Hóa đơn là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn là chứng từ do người bán lập. Mục đích là để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin sau: loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, tên/địa chỉ/mã số thuế của người bán & người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền bằng số và chữ.

Cuối cùng, người mua và người bán ký tên, đóng dấu của người bán, thời gian ngày – tháng – năm lập hóa đơn. Tổ chức nhận in hóa đơn.

2. Các loại hóa đơn

Hóa đơn có nhiều loại, mỗi đơn vị, tổ chức cần một loại hóa đơn phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.

Một số loại hóa đơn phổ biến như: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm), phiếu thu tiền cước vận chuển hàng không,

Có thể bạn quan tâm: in bìa hồ sơ

3. Giấy in hóa đơn

Giấy in hóa đơn chuyên dụng cho doanh nghiệp, cửa hàng đặt in hóa đơn. Giấy in hóa đơn còn được gọi với các tên khác như giấy in bill, giấy in nhiệt,…Hóa đơn bán lẻ hiện nay thường sử dụng giấy in hóa đơn nhiệt do ưu điểm của loại giấy này.

Cấu tạo của giấy in theo dạng cuộn để phù hợp với máy in hóa đơn. Kích thước cuộn giấy cũng đa dạng để phù hợp với các nhu cầu khác nhau. 3 khổ giấy in hóa đơn phổ biến là 80mm, 57mm và 75mm

Nếu bạn cũng quan tâm: in bao thư

4. Thủ tục đặt in hóa đơn

4.1. Thủ tục đặt in lần đầu

Đối với thủ tục in hóa đơn lần đầu, cần nhiều sự phức tạp hơn các lần sau. Cụ thể:

Tạo đơn để nghị về sử dụng hóa đơn đặt in

Mẫu này sử dụng theo mẫu số 3.14 kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC/. Doanh nghiệp cần gửi mẫu đã lập xong đến cơ quam thuế quản lý trực tiếp.

Cán bộ thuế sẽ đến doanh nghiệp kiểm tra và xác nhận

Việc doanh nghiệp cần chuẩn bị như sau:

• Biển doanh nghiệp tại trụ sở chính ghi rõ tên công ty, địa chỉ,
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy tờ đăng ký mẫu dấu.
• Cơ sở vật chất, trang thiết bị như bàn ghế, sổ sách để chứng minh doanh nghiệp có hoạt động.
• Bất kỳ văn bản nào xác nhận doanh nghiệp sử dụng trụ sở chính hợp pháp. Có thể là hợp đồng mượn nhà, thuê nhà hoặc giấy chứng nhận sử dụng đất của giám đốc.
• Trình một số hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ để cho thấy doanh nghiệp có nhu cầu cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Tìm kiếm đơn vị in hóa đơn

Là đơn vị có đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có giấy phép hoạt động ngành in. Sau khi tìm được đơn vị in hóa đơn, bạn tiến hành đặt in. Bạn cần chuẩn bị mẫu đặt in hóa đơn, giấy phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thanh lý

Khi kết thúc hợp đồng , bạn cần thanh lý, thanh toán với nhà in. Sau đó yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ.

Thông báo phát hành hóa đơn

Trước khi sử dụng hóa đơn GTGT đặt in, bạn có 05 ngày để thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý.

4.2. Thủ tục đặt in hóa đơn lần 2

Nếu đã đặt in hóa đơn lần 1 rồi thì thủ tục đặt in hóa đơn lần 2 sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị: Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao), CMND của Giám đốc (bản photo), Giấy giới thiệu (nếu Giám đốc không phải người trực tiếp làm), CMND người được giới thiệu (bản photo)

Sau khi đã chuẩn bị đủ giấy tờ, doanh nghiệp có thể liên hệ bên in. Bên in hóa đơn GTGT có thể là nhà in mới hoặc nhà in lần đầu.

Và cuối cùng là vẫn là thông báo phát hành hóa đơn lần 2 gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp cần đăng ký nộp thông báo phát hành qua mạng tại website nhantokhai.gdt.gov.vn. Tiếp theo bạn cần điền thông tin vào tờ khai và đính kèm với hóa đơn mẫu và gửi đi. Nếu mẫu in hóa đơn lần 1 và lần 2 giống nhau, doanh nghiệp không cần gửi mẫu.

5. Mẫu đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Tìm hiểu thêm: in name card

6. Công ty in hóa đơn

Công ty in hóa đơn cần đảm bảo có các điều kiện sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật
• Giấy phép hoạt động ngành in

Công ty in hóa đơn chỉ cần đảm bảo 2 điều kiện trên là bạn hoàn toàn có thể đặt in theo số lượng mong muốn. Ngoài ra, bạn cần chọn lựa công ty in ấn có uy tín trên thị trường để thời gian thực hiện theo tiến độ thỏa thuận.

Bạn có đang tìm kiếm dịch vụ: thiết kế nhận diện thương hiệu

In hóa đơn cần đảm bảo các yếu tố theo pháp luật để được thông hành trên thị trường. Do vậy, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về thủ tục cũng như lựa chọn đơn vị in ấn.