Hóa đơn đỏ là gì? Thủ tục cấp hóa đơn đỏ và cách viết hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng liên quan đến thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp. Vậy hóa đơn đỏ là gì, xuất khi nào, viết hóa đơn đỏ thế nào cho chuẩn, cùng Youthvietnam tìm hiểu qua những chia sẻ hữu ích dưới đây.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Hóa đơn này là một loại chứng từ pháp lý do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này thể hiện giá trị của hàng hóa hoặc dịch vụ người bán cung cấp cho người mua. Đây là căn cứ để xác định số tiền thuế doanh nghiệp cần nộp vào ngân sách nhà nước.

Mỗi doanh nghiệp khi có nhu cầu đặt in hóa đơn đỏ cần được Chi cục thuế quản lý trực tiếp cho phép trước. Tiếp đó doanh nghiệp mới liên hệ với bên in để đặt in theo yêu cầu.

• Hóa đơn đỏ tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, hóa đơn đỏ là: VAT invoice

Tìm hiểu thêm về: hóa đơn bán lẻ

2. Thủ tục cấp hóa đơn đỏ

Thủ tục cấp hóa đơn đỏ đối với đơn vị được sử dụng hóa đơn GTGT gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn

Hồ sơ đặt in gồm: bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản), Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.14 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản), Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý (01 bản), Bản sao Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà (01 bản)

Bước 2: Nộp hồ sơ đặt in hóa đơn trực tiếp đến chi Cục thuế quản lý

• Nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến chi cục Thuế quản lý
• 5 ngày sau khi nộp hồ sơ, cán bộ thuế sẽ xuống đơn vị để xác định xem doanh nghiệp có đủ điều kiện đặt in hay không.
• Nếu đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 – 2 ngày cơ quan thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Để nhận được thông báo này, doanh nghiệp chủ động liên hệ trực tiếp để nhận.

Bước 3: Đặt in hóa đơn

• Doanh nghiệp mang theo hồ sơ đến cơ sở in gồm: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản ), Bản sao chứng minh nhân dân photo người đại diện pháp luật của đơn vị (01 bản), Giấy giới thiệu người được cử đến doanh nghiệp in, Chứng minh nhân dân của nhân viên được cử đến doanh nghiệp in
• Chọn mẫu, số lượng, mẫu số, ký hiệu, loại giấy, số liên. Hai bên tiến hành ký hợp đồng in hóa đơn (02 bản)
• Giao hàng và giao hóa đơn, lập biên bản thanh lý hợp đồng

Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm: Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC(02 bản gốc có ký tên và đóng dấu). Mẫu hóa đơn có đóng mộc chữ Mẫu (02 bản  – 03 liên/bản), Bản photo hợp đồng đặt in hóa đơn (01 bản), Bản photo biên bản thanh lý hợp đồng  (01 bản)
• Doanh nghiệp nộp trực tiếp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lên trực tiếp chi cục thuế quản lý.
• Hồ sơ đạt yêu cầu, cán bộ thuế sẽ xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và gửi trả lại đơn vị 1 bản.

Lưu ý:

• Chỉ cần thông báo phát hành hóa đơn ra giấy gửi đến cơ quan thuế khi lần đầu đặt in. Từ lần hai, nếu không có sự thay đổi về mẫu, thông báo phát hành hóa đơn có thể nộp qua mạng.
• Chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần gửi thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đển cơ quan thuế.
• Trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu cần được niêm yết rõ ràng tại nơi sử dụng hóa đơn.
• Từ lần 2, nếu nội dung và hình thức hóa đơn không đổi, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm háo đơn mẫu và gửi thông báo phát hành qua mạng.

Đọc thêm: in tem bảo hành

4. Cách viết hóa đơn đỏ

• Hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT được lập thành 3 liên: liên trắng, liên đỏ, liên xanh.
• Khi viết hóa đơn đỏ cần kẹp 3 liên cùng lúc để đảm bảo nội dung thống nhất, KHÔNG được tách lẻ ra viết.
• Thông tin người mua cần được ghi đầy đủ, chính xác
• Chỉ viết hóa đơn 01 màu mực, không tẩy xóa, không sửa
• Viết liên tục, không ngắt quãng, không đè chữ lên nhau, phần trống trong hóa đơn phải gạch chéo.
• Số hóa đơn GTGT sẽ ghi theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
• Ngày tháng, năm là thời gian phát sinh giao dịch hoặc sau khi hoàn thành giao dịch
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Có thể bạn quan tâm về : in hóa đơn

Trên đây là một số thông tin hữu ích về hóa đơn đỏ, thủ tục cấp cũng như lưu ý khi viết hóa đơn đỏ. Hy vọng, bạn đã hiểu hơn về loại hóa đơn này và tiến hành các thủ tục xin cấp loại hóa đơn này theo quy định.