Hồ sơ năng lực công ty in ấn – những điều cần lưu ý khi thiết kế

Công ty in ấn có cần làm hồ sơ năng lực không và nếu thiết kế thì cần lưu ý gì là những băn khoăn của rất nhiều các đơn vị in ấn. Thị trường in ấn ngày nay cạnh tranh không ngừng về chất lượng, nếu công ty in ấn không thể tự khẳng định năng lực in ấn, nhà xưởng thì khó lòng cạnh tranh với các đối thủ khác. Dưới đây Youthvietnam sẽ tổng hợp những kinh nghiệm về thiết kế profile công ty in ấn cho các doanh nghiệp in tham khảo.

1. Tầm quan trọng của hồ sơ năng lực công ty in ấn

Nếu trước kia, cuốn hồ sơ năng lực thường được các đơn vị trong lĩnh vực xây dựng sử dụng với mục đích chào thầu dự án, thì ngày nay cuốn tài liệu này sử dụng trong hầu hết mọi lĩnh vực. Sở dĩ, cuốn tài liệu này ngày càng phổ biến và có giá trị sử dụng bởi rất nhiều lý do. Đối với ngành in ấn, cuốn hồ sơ này có nhiều tác dụng như:

Giới thiệu công ty với đối tác, khách hàng

Rất nhiều khách hàng là doanh nghiệp tìm đến công ty in ấn của bạn và có nhu cầu in ấn nhưng chưa tin tưởng thực sự. Lúc này doanh nghiệp hoàn toàn có thể gửi hồ sơ năng lực qua email hoặc trình bày trước khách hàng để thể hiện năng lực in ấn rất hiệu quả.

Gửi hồ sơ thầu

Ngoài những tài liệu liên quan đến hồ sơ thầu, việc gửi kèm một cuốn hồ sơ năng lực chuyên nghiệp nhất định sẽ tăng thêm năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp in so với đối thủ cùng ngành.

Tạo cảm nhận về sự chuyên nghiệp

Dù chỉ là một cuốn tài liệu cơ bản nhưng nếu hồ sơ năng lực công ty in ấn được thiết kế chuyên nghiệp nhất định sẽ tạo uy tín, niềm tin, tạo cảm nhận về một doanh nghiệp quy mô, ấn tượng.

Tài liệu đọc trực tiếp

Website cung cấp rất nhiều thông tin hữu ích cho khách hàng nhưng không tập trung nêu bật được năng lực thực sự của doanh nghiệp. Lúc này hồ sơ năng lực công ty in ấn sẽ là tài liệu đọc trực tiếp hữu hiệu, cung cấp trực tiếp cho khách hàng thông tin cần thiết, đọc mọi lúc, mọi nơi.

Hồ sơ năng lực công ty in ấn nhất quán với nhận diện thương hiệu sẽ tạo dựng hình ảnh thương hiệu ấn tượng, dễ ghi nhớ trong mắt khách hàng. Nhiều đơn vị in ấn đã xây dựng hình ảnh nhận diện thành công như: công ty cổ phần in Hồng Hà, công ty cổ phần in Hà Nội, Nhà in Tam Tân,..

>> XEM THÊM: giấy ghi chú

2. Hồ sơ năng lực công ty in ấn gồm những gì?

Hồ sơ năng lực công ty in ấn hay bất cứ ngành nghề nào cũng gồm các thông tin cơ bản sau. Tuy nhiên, tùy theo quy mô, thế mạnh, kinh nghiệm của mỗi doanh nghiệp mà thông tin nào cần làm nổi bật, thông tin nào không nên đào sâu. Dung lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực cũng phụ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp. Số trang sẽ gồm từ 12 trang trở lên và đảm bảo chia hết cho 4 để không có trang trắng. Một số thông tin cần có trong hồ sơ năng lực công ty in ấn sau:

Thứ nhất, thông tin chung về doanh nghiệp gồm: tên công ty, năm thành lập, giấy phép kinh doanh, địa chỉ, website/fanpage, lĩnh vực kinh doanh.

Thứ hai, sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm.

Thứ ba, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc giúp doanh nghiệp hoạt động.

Thứ tư, thành tích, kinh nghiệm, các dự án đã thực hiện. Các loại bằng khen, giấy khen, chứng chỉ, chứng nhận.

Thứ năm, thông tin khách hàng, đối tác đã từng in ấn thành công tại công ty.

>> XEM THÊM: túi xách giấy giá rẻ

3. Các bước thiết kế hồ sơ năng lực công ty in ấn

3.1. Định hướng thiết kế

Trước khi triển khai thiết kế, doanh nghiệp cần xác định rõ định hướng, nhu cầu của mình về cuốn tài liệu này như:

• Cuốn tài liệu này gồm bao nhiêu trang?
• Kích thước cuốn là bao nhiêu?
• Profile tiếng Việt hay song ngữ?

3.2. Biên soạn nội dung

Để có nội dung cuốn hồ sơ năng lực công ty in ấn cần trải qua ba bước:

• Lên outline cuốn tài liệu bao gồm các nội dung chính của toàn bộ cuốn, phân theo trang rõ ràng.
• Sau đó dựa vào outline, người biên tập sẽ thu thập các thông tin chi tiết theo từng mục nôi dung.
• Trau chuốt lại nội dung sao cho ngắn gọn, súc tích và thu hút.

3.3. Dịch thuật

Nếu cuốn hồ sơ năng lực công ty in ấn có các yếu tố kinh doanh đến công ty nước ngoài, cuốn hồ sơ cần đến 2 thứ tiếng. Sau khi biên soạn nội dung tiếng Việt xong xuôi, doanh nghiệp cần đến dịch vụ dịch thuật sang ngôn ngữ khác. Có hai cách triển khai:

• Một là mỗi cuốn hồ sơ là một thứ tiếng
• Hai là cuốn hồ sơ năng lực song ngữ

Doanh nghiệp dựa theo nhu cầu của mình để triển khai cho phù hợp.

>> XEM THÊM: thiết kế lịch độc quyền

3.4. Chụp hình profile

Chụp hình profile khác với chụp hình doanh nghiệp, sản phẩm thông thường bởi hình ảnh trong cuốn ấn phẩm này cần phù hợp với nội dung đi kèm. Do đó, sau khi lên khung nội dung, doanh nghiệp mới nên triển khai hạng mục chụp hình.

Hình ảnh trong cuốn hồ sơ năng lực công ty in ấn chủ yếu gồm: hình ảnh trụ sở công ty, ảnh trang thiết bị máy móc, ảnh dự án/sản phẩm, ảnh khách hàng.c

3.5. Thiết kế

Sau khi doanh nghiệp đã triển khai đầy đủ các hạng mục trên có thể tiến hành thiết kế. Doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị thiết kế hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp để đảm bảo sự nhất quán và ấn tượng.

3.6. In ấn

In ấn có lẽ đúng chuyên môn của công ty và việc chọn chất liệu in, công nghệ in hay gia công sau in hồ sơ năng lực sẽ không quá khó khăn.

>> XEM THÊM: thiệp noel

4. Thiết kế hồ sơ năng lực công ty in ấn ở đâu?

Để đàm bảo một cuốn hồ sơ năng lực ngành in chuyên nghiệp không hề đơn giản và đòi hỏi sự kết hợp của cả đội ngũ từ biên tập – chụp hình- thiết kế – in ấn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc đến dịch vụ chuyên nghiệp.

Hãy liên lạc cho bộ phận chăm sóc khách hàng của Rubee ngay bây giờ để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY CỔ PHẦN RUBEE VIỆT NAM

Website: www.rubee.com.vn

Email: contact@rubee.com.vn

Văn phòng Hà Nội

Địa chỉ: Tòa nhà HanCorp Plaza – 72 Trần Đăng Ninh – Cầu Giấy – Hà Nội

Hotline: 090 222 8998 – 0936 423 566

Văn phòng HCM

Địa chỉ: 459 Sư Vạn Hạnh – Phường 12 – Quận 10 – TP. Hồ Chí Minh

Hotline:  0936 438 238 – 0946 299 968

Tóm lại, hồ sơ năng lực công ty in ấn sẽ phát huy hiệu quả trong kính doanh nếu doanh nghiệp sở hữu một ấn phẩm chuyên nghiệp. Hãy triển khai thiết kế và in ấn ngay để tăng tính cạnh tranh trong thị trường in ấn ngày nay.

>> XEM THÊM: biên nhận